Voor opdrachtgevers en leveranciers

Gegevens die wij rechtstreeks verzamelen:

Identificatiegegevens: uw naam, functietitel, bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, sector…
Contactgegevens: werkadres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres, Skype-naam...
Voor facturatie: bankrekeningnummer, bankgegevens, betalingstermijn...
Notities m.b.t. samenwerking en feedback

Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:

Search & Selection verwerkt soms publieke gegevens. Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt zoals informatie op uw website.

Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen, Graydon, Trendstop… behoren hiertoe.

2. Waarom worden deze gegevens verwerkt?

Naargelang van de situatie heeft Search & Selection bepaalde informatie van u nodig om zijn diensten te kunnen aanbieden. De informatie die Search & Selection opvraagt en waarmee wij u kunnen identificeren, wordt persoonsgegevens genoemd.

Hieronder kunt u per situatie nagaan waarom Search & Selection deze persoonsgegevens opvraagt en waarvoor uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt.

Uw gegevens worden naargelang van het geval gebruikt voor de volgende doeleinden:

Voor contactpersonen bij opdrachtgevers of prospects bij een (eerste) contactname met Search & Selection: uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat u een contract sluiten met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden.

Dit is voornamelijk het versturen van informatie betreffende:
- communicatie in het kader van lopende opdrachten
- kwaliteitsopvolging in functie van de uitgevoerde opdrachten
- facturatie en betalingen
- informatie over onze diensten

Potentiële nieuwe contacten door het overhandigen van een visitekaartje of een andere identificatie. Wij gaan er hier van uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database.

Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt.

Voor leveranciers: de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om contactgegevens om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken.

3. Wie ontvangt mijn gegevens?

Search & Selection verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 2 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen. Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.

Ook werken wij samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens kunnen inkijken. Het gaat om de volgende ontvangers:

Boekhoudkundige diensten: Titeca Accountancy NV
ICT-diensten: Tobania NV

4. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 2 te verwezenlijken.

In ieder geval bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met wettelijke verplichte termijnen en eventuele geldende verjaringstermijnen. Bv. voor facturen is dit 7 jaar.

5. Welke rechten heb ik als opdrachtgever of leverancier?

U kunt uw gegevens inkijken
Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen en kunt u een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.
Search & Selection zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid…).
U kunt uw gegevens laten verbeteren
Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals contactgegevens, functietitel…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.
U kunt uw gegevens laten verwijderen
Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt
Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.

Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.
U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij
Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet geval per geval worden onderzocht.
U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt
Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Wij maken hier echter geen gebruik van met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kunt u bezwaar indienen hiertegen, zodat uw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt. Ook hier gelden een aantal uitzonderingen, die geval per geval moeten worden beoordeeld.
U kunt uw toestemming intrekken
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 2), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.

Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met onze kwaliteitsdienst en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen. E-mail: quality@searchselection.com, tel. +32 (0)9 225 73 65, postadres: Oude Houtlei 125, 9000 Gent.

Bovendien melden wij u dat u te allen tijde klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat wij uw rechten zoals hierboven opgenomen niet naleven.

6. Welke communicatie kan ik ontvangen?

Voor contactpersonen bij opdrachtgevers

communicatie in het kader van lopende opdrachten
kwaliteitsopvolging in functie van de uitgevoerde opdrachten
facturatie en betalingen
informatie over onze diensten

Voor contactpersonen bij prospecten

informatie over onze diensten
offerten

Voor contactpersonen bij leveranciers

betalingen
offerteaanvragen
informatie over onze diensten